Arbetsmiljöpolicy

OraSolv Clinics AB och Happident ämnar ha branschens mest välmående medarbetare. För att uppnå detta har vi generösa förmåner som täcker både fysiska och psykiska aspekter av hälsa och uppmuntrar våra medarbetare att nyttja dem. Skyddsombuden utgör en viktig roll hos oss för att utveckla både den fysiska- och psykiska arbetsmiljön och vi uppmuntrar dem att löpande utbilda sig i arbetsmiljöfrågor på arbetstid. Vi uppmuntrar delaktighet från skyddsombuden i alla förändringar som görs på arbetsplatsen och ser dem som en värdefull samarbetspartner i det löpande arbetsmiljöarbetet där vi alltid kan förbättra oss.

Happidents ledare ska ha ett situationsanpassat ledarskap och kontinuerligt utveckla det efter varje medarbetares unika behov för att främja den psykosociala arbetsmiljön och hålla medarbetarna motiverade med en hög arbetstillfredsställelse. Vi strävar efter att i största möjliga mån anpassa arbetets utformning efter varje medarbetares vilja och förutsättningar: på varje enskild klinik, genom vår klustermodell samt interna utbildning Happi Academi. Vi vill att alla våra medarbetare upplever sig ha de verktyg och den kompetens de behöver och att de kontinuerligt får möjlighet att utveckla både sig själva och sina medarbetare. Det är viktigt för OraSolv Clinics AB och Happident att medarbetarna upplever sig ha en bra balans mellan arbete och privatliv för att motverka stress, varför vi har extra ledighetsdag i samband med flytt, bröllop och liknande -vilket vi erinrar våra medarbetare att nyttja.

Bolagets ledning strävar efter att ge bästa möjliga stöd till chefer och ledare genom kontinuerlig information, medbestämmande och stöd för att alla ska känna att de har de resurser de behöver för att driva den enskilda kliniken på bästa möjliga sätt. Ledningen verkar för en öppen feedback-kultur där alla funktioner hela tiden kan förbättras och arbetar för att involvera chefer och ledare på bästa sätt i beslut som tas.

Uppdaterad den 6/9-2018

Grunderna inom GDPR

De senaste 20 åren har personuppgiftslagen (PUL) styrt vem som får hantera personuppgifter och hur. Från och med 25 maj 2018 ersätts PUL av den europeiska dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation) och slår fast reglerna för all form av behandling av information som direkt eller indirekt kan knytas till en person.

Syftet med införandet av GDPR är att skydda människor från kränkning av den personliga integriteten, modernisera regleringen, ge individer ökad kontroll över sina personuppgifter samt öka harmoniseringen inom EU.

För ett företag som Orasolv innebär det en del förändringar i vår verksamhet och alla medarbetare behöver veta om att GDPR finns och hur vi behöver arbeta framåt. Den här informationen syftar därför till att ge dig grundläggande information kring GDPR och vi kommer successivt arbeta vidare tillsammans för att reda ut vad som gäller och hur det påverkar vår verksamhet. Mer information om hur det påverkar oss som är verksamma inom tandvården kan du hitta här: https://www.happident.info/vad-galler-inom-tandvarden/

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan exempelvis vara:

  • Namn
  • Personnummer
  • Kontaktuppgifter
  • Patientnummer
  • Tandavtryck
  • Kontonummer
  • Bilder

Särskilda kategorier av personuppgifter som är förbjudet att behandla enligt GDPR

Det är förbjudet att behandla personuppgifter som rör: hälsa, ras / etnicitet, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, fackföreningstillhörighet, sexuell läggning samt genetiska eller biometriska uppgifter om det inte finns ett undantag i lagen.

Inom Orasolv arbetar vi med tillhandahållande av tandvårdstjänster och personuppgifterna vi behandlar klassas som hälsouppgifter och är som regel förbjudet att behandla. Dock finns nationella lagar (såsom patientdatalagen) som reglerar detta och vi får behandla dessa hälsouppgifter.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är:

  • Insamling
  • Registrering
  • Organisering
  • Strukturering
  • Lagring
  • Bearbetning
  • Överföring
  • Radering

Vilka principer gäller när man behandlar personuppgifter?

Det finns ett antal grundläggande principer som gäller för all behandling av personuppgifter. Kortfattat innebär principerna bland annat att personuppgifter endast får samlas in och behandlas för berättigade ändamål, att det ska finnas en laglig grund för behandlingen och att mängden personuppgifter som behandlas ska begränsas till vad som är nödvändigt för ändamålet. Uppgifterna får heller inte sparas längre än nödvändigt eller behandlas på ett oförenligt sätt med ändamålet för vilka de samlades in.

Vilket stöd i lagen kan man ha för att behandla personuppgifter?

För att det ska vara tillåtet att behandla personuppgifter måste det alltid finnas ett stöd i GDPR, en s.k. rättslig eller laglig grund. Följande är en kort beskrivning av de olika grunderna:

  • Rättslig förpliktelse: personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att uppfylla lag. Som exempel kan nämnas skyldigheter enligt bokföringslagen eller patientdatalagen.
  • Fullgöra avtal med den registrerade: behandlingen kan vara nödvändig för att en part ska kunna uppfylla skyldigheter enligt ett avtal. Exempel kan vara en arbetsgivares förpliktelse att utbetala lön eller teckna försäkringar för sina medarbetare.
  • Intresseavvägning: behandlingen är nödvändig för berättigade intressen och att den registrerades intresse av skydd för sina personuppgifter inte väger tyngre.
  • Skydda grundläggande intressen: behandling är tillåten om det är nödvändigt för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller någon annan person.
  • Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning: behandling av personuppgifter är tillåten om den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
  • Samtycke: uppgifter får behandlas om man har ett samtycke från den registrerade.

Vem är personuppgiftsansvarig och vad innebär det?

En personuppgiftsansvarig bestämmer ändamål och medel för personuppgiftsbehandlingen.

Den juridiska personen Orasolv är personuppgiftsansvarig för all behandling som görs inom verksamheten. Respektive klinik är ansvarig för den behandling som sker på kliniken.

Vilka är personuppgiftsbiträden och vad innebär det?

Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter i olika syften för den personuppgiftsansvariges räkning. I vårt fall kan det gälla exempelvis leverantörer av journalsystem eller tandtekniker.

Av patientdatalagen framgår att alla vårdgivare är personuppgiftsansvarig för sin behandling av personuppgifter. Om vi exempelvis skickar vidare en remiss så är de därför inte ett personuppgiftsbiträde till oss utan själva ansvariga för hur de hanterar patientens uppgifter.

Efter 25 maj måste det finnas skriftliga biträdesavtal mellan personuppgiftsansvarige och alla biträden.

Vem är dataskyddsombud på Orasolv och vad innebär det?

Dataskyddsombudet ska kontrollera att företaget följer GDPR genom att informera och ge råd till personuppgiftsansvarige, -biträden och registrerade samt samarbeta med Datainspektionen. Ni kan alltså kontakta dataskyddsombudet om ni har generella frågor kring GDPR.

Det har fortfarande inte tagits något beslut av VD om vem som är dataskyddsombud på Orasolv men detta kommer ske inom kort och därefter kommuniceras på intranätet.

Krav på registerförteckning

Orasolv måste föra ett register över vilka behandlingar av personuppgifter som genomförs. I dagsläget har det upprättats av en GDPR-projektgrupp på huvudkontoret där vi har försökt samla in information från olika håll och sammanställt. Är det så att du vet med dig att ni har någon behandling som inte hör till vanligheterna, hör av er till någon av oss i GDPR-projektgruppen (se kontaktuppgifter längre ned i dokumentet) så kan vi diskutera om det är något ni kan fortsätta med och i så fall registrera det i registerförteckningen.

Registrerades rättigheter

De viktigaste rättigheterna för registrerade personer är rätten…

  • … till information om behandlingen
  • … att få tillgång till sina personuppgifter
  • … att få felaktiga uppgifter rättade
  • … att få sina personuppgifter raderade
  • … att invända mot att personuppgifterna används
  • … till begränsning av behandling
  • … att få ut personuppgifter i maskinläsbart format (s.k. dataportabilitet)

Flera av dessa rättigheter är inte tillämpliga för vår verksamhet eftersom patientdatalagen har andra regler som har företräde framför GDPR. Om ni får en fråga kring detta så kan ni dels kolla i patientdatalagen och annan relevant lagstiftning för att kunna avgöra om det är aktuellt eller diskutera med någon av oss på huvudkontoret så slår vi våra kloka huvuden ihop.

Personuppgiftsincidenter

En säkerhetsincident är någon typ av händelse som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring som leder till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till registrerades personuppgifter.

Om en säkerhetsincident inträffar i verksamheten så måste det rapporteras till GDPR-projektgruppen så fort som möjligt. Vi gör då, tillsammans med dig, en konsekvensbedömning och om incidenten medför en risk för fysiska personers rättigheter och friheter så måste det rapporteras till Datainspektionen inom 72 timmar från det inträffade.

Säkerhetsåtgärder som behöver vidtas

Orasolv måste vidta vissa åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållande till riskerna i verksamheten. Exempel på åtgärder som behöver vidtas på alla kliniker är:

  • Kryptering av alla mail som innehåller känslig information
  • Införande av personliga inloggningar och olika behörighetsnivåer i journalsystem
  • Personliga Windows-inloggningar
  • Radera de patientjournaler som inte längre ska sparas enligt krav i patientdatalagen och annan relevant lagstiftning

Detta kommer bli ett löpande arbete och vi får hjälpas åt för att hitta bra lösningar. Ser du att det finns en stor risk i någon typ av personuppgiftsbehandling som görs så vill vi att du hör av dig till någon i GDPR-projektgruppen så att vi kan prata vidare om det.

Tillsynsmyndighet och sanktionsavgifter

Datainspektionen är tillsynsmyndighet för GDPR och ansvarar för utredningar och korrigerande befogenheter samt utfärdar tillstånd och ger råd till verksamheten.

De kan därmed besluta att ett företag som bryter mot reglerna i dataskyddsförordningen ska påföras en administrativ sanktionsavgift. Storleken på vitet beror på dels på vilken bestämmelse överträdelsen gäller, dels på omständigheterna i det enskilda fallet. Avgiften kan som mest vara 20 miljoner euro eller fyra procent av bolagets globala årsomsättning.

 

Internt meddelande till alla medarbetare i Orasolv: ME Dental AB lämnar ett kontanterbjudande om 30 öre per aktie till aktieägarna i Orasolv AB (publ)

2018-03-15

Till alla medarbetare i Orasolv

ME Dental AB har idag riktat ett erbjudande till Orasolvs aktieägare att förvärva Bolaget. Budet är förknippat med vissa villkor, bl.a. att ägare till minst 90% av aktierna ska acceptera erbjudandet. Tidsfristen går ut den 9 april.  Styrelsens ordförande, Bertil Haglund, som äger ca. 15 % av aktierna i Orasolv har, under vissa villkor, förbundit sig att acceptera erbjudandet.

ME Dental är ett bolag som ägs av Mazdak Eyrumlu, som är uppvuxen i Göteborg och som studerat till tandläkare i Umeå.  Han är grundare och tidigare ägare till Southern Dental Ltd i England. Mazdak startade Southern Dental efter några års arbete som tandläkare i England och byggde upp gruppen till 80 kliniker med 850 anställda. Mazdak kunde genom sin bakgrund som kliniker bygga upp en framgångsrik verksamhet. Ett brett utbud av tandvård erbjöds gruppens patienter och det skapades möjligheter för personalen att växa inom en dynamisk organisation.

Mazdak avyttrade verksamheten 2017 eftersom han ville flytta närmare sin familj. Han är därför sedan årskiftet bosatt i Göteborg.

ME Dental anser att Orasolv är ett konkurrenskraftigt kvalitetsföretag inom tandvård med god potential till fortsatt expansion. Genom ett privat ägande kommer ME Dental, med sin erfarenhet från att driva privat tandvårdsverksamhet, att kunna stärka Orasolv. Orasolv har haft svårigheter att uppnå tillväxt och god lönsamhet med nuvarande struktur. ME Dental vill tillvarata och utveckla Orasolvs potential med mål att bli en ledande och modern tandvårdskedja i Sverige.  Eftersom Mazdak själv har arbetat som tandläkare och har ett genuint intresse för tandvård kommer han kunna bidra positivt till denna utveckling, dels på grund av sin kliniska erfarenhet, och dels även på grund av den erfarenhet han samlat på sig genom att driva en större tandvårdskedja i England.

ME Dental förutser för närvarande inte några väsentliga förändringar i Orasolvs verksamhet. ME Dental är entusiastiskt över möjligheten att samarbeta med Orasolvs kunniga personal. Erbjudandet innebär att inga väsentliga förändringar kommer att ske avseende anställningsförhållandena hos Orasolv, det kan dock inte uteslutas att vissa förändringar kan komma att ske på ledningsnivå.

ME Dental kommer som ny ägare att fortsätta det arbete som inletts på Orasolv med att:

  • Erbjuda ett brett utbud av högkvalitativ tandvård till nya och befintliga patienter
  • Erbjuda tandvård som utförs av kompetent tandvårdspersonal i uppdaterade kliniker med modern teknik och utrustning
  • Öka antalet patienter till klinikerna, och i detta arbete är det påbörjade kedjekonceptet väsentligt
  • Utnyttja behandlingsrummen bättre genom att utöka tillgängligheten för patienterna
  • Styra inköpen till de gruppleverantörer som erbjuder bästa produkter och tjänster till lägsta pris
  • På bästa sätt ta tillvara och utveckla den kompetens som finns inom gruppen
  • Bli den bästa arbetsgivaren inom branschen för att på så sätt attrahera duktig och ambitiös tandvårdspersonal

Orasolvs styrelse har utsett en budkommitté bestående av Torbjörn Gunnarsson, Marianne Westerlund och Håkan Hallberg som ställer sig bakom erbjudandet då Bolaget kommer att få en kompetent ägare med resurser att utveckla verksamheten. Bolaget måste bli större för att kunna finansiera utvecklingen av kunderbjudanden och personal.

Under nästa vecka, den 19-23 mars, avser Mazdak att besöka samtliga kliniker tillsammans med personer ur ledningen eller styrelsen för Orasolv för att informera mer om erbjudandet och framtidsplanerna.

 

För mer information, vänligen kontakta:

Michael Lagerbäck              0707-40 11 95

Håkan Hallberg                    0704-83 38 11

PDF-fil: Internt meddelande – Orasolvs personal

Förändringar på ekonomiavdelningen

Hej,

Den 1 januari började jag (Mikael Lind) som CFO hos Orasolv. Jag kommer närmast från rollen som Redovisningschef hos Memira och tycker att det ska bli jättekul att få jobba hos Orasolv och lära känna er alla. Privat så bor jag i Enköping tillsammans med Erica och våra två barn Ludvig och William som är snart 11 och 9 år.

Vidare så vill jag informera om nedanstående förändringar på ekonomiavdelningen:

Daniella Jonsson har valt att söka nya utmaningar hos Plana AB som redovisningsekonom och kommer att arbeta sin sista dag hos Orasolv den 20 feb. Vi tackar Daniella för att bra jobb och önskar henne ett stort lycka till på sitt nya jobb när det blir dags.

För att täcka upp behovet på ekonomiavdelningen efter Daniella och Erica så har vi rekryterat två nya ekonomer. Louis Maya började hos oss den 8 jan som redovisningsassistent och den 2 april kommer Mikaela Sundvall börja hos oss som redovisningsansvarig. Vi hälsar Louis och Mikaela varmt välkomna till Orasolv.

Med vänlig hälsning,
Mikael Lind

Tfn: 072-3899767
mikael.lind@orasolv.se

Julhälsning

Bästa kollegor,

Idag är det årets mörkaste dag, sedan vänder det och blir ljusare igen. Det känns också som att Orasolv går mot ljusare tider. När vi träffades på utbildningsdagen i september hade vi några månader bakom oss med låga intäkter och dålig lönsamhet men de sista månaderna har sett betydligt bättre ut. Det är många pusselbitar som fallit på plats under hösten och vi har alla förutsättningar att ta med oss den fina trenden in i nästa år.

Jag ser fram emot ett spännande 2018 där vi fortsätter vår resa mot ett enhetligt företag och målet att bli den bästa och en av de tre största tandvårdskedjorna i Sverige. Grunden har vi på plats i alla kompetenta och engagerade medarbetare.

Jag vill passa på och tacka er alla för glada och trevliga möten och för en fin arbetsinsats under året. Se nu till att koppla av ordentligt och ägna tid åt era nära och kära. Ni är väl förtjänta av lite julledighet.

 

En riktigt God Jul och ett Gott Nytt År tillönskar jag er alla.

Michael

1

Uppdaterad kravhantering för kundfordringar

Kravhantering kundfordringar

Med anledning av att vi i dagsläget har problem med förluster på utestående kundfordringar är det av högsta vikt att alla kliniker följer nedanstående rutin.

1. När en kund är färdigbehandlad på kliniken så är huvudrutinen att kunden betalar direkt via kort eller delbetalning. Att lämna ut en faktura till kunden bör vi så långt det är möjligt undvika då det är risk att vi inte får betalt, vilket medför att lönsamheten försämras och administrationen ökar både för klinikerna och ekonomiavdelningen.

2. Vid utebliven betalning av en utställd faktura ska påminnelse skickas efter fem arbetsdagar från det att fakturan förfallit till betalning. Detta är inget som vi får göra några undantag ifrån utan påminnelsen måste skickas. Påminnelsen ska utformas trevligt med iakttagande av kundrelation. Förslagsvis avsätts en förutbestämd dag varje vecka för uppföljning av obetalda kundfordringar och utskick av betalningspåminnelser.

3. Uteblir betalningen efter ytterligare fem arbetsdagar skickas en andra påminnelse från kliniken.

4. Efter ytterligare fem dagars utebliven betalning skickas ärendet till huvudkontorets ekonomiavdelning som hanterar den fortsatta processen.
För att kunna erhålla tandvårdsstöd måste patienten ha betalat patientavgiften, alternativt att vårdgivaren vidtagit alla tänkbara åtgärder för att driva in fordran annars riskerar vi att inte erhålla tandvårdsstöd.

Tidsfrister

Alla kliniker ska skicka kundreskontran, som visar utestående fordringar, till ekonomiavdelningen senast den tredje arbetsdagen efter månadsskiftet varje månad.

Alla kliniker ska skicka kundreskontran, som visar utestående fordringar, till ekonomiavdelningen senast den tredje arbetsdagen efter månadsskiftet varje månad.


Krediteringar

Krediteringar upp till 5000 kr får godkännas av lokal klinikledare. HK måste få en lista på vilka patienter som krediteras i systemet. Krediteringar över 5000 kr måste godkännas av VD eller CFO.
OBS att HK, ekonomi@orasolv.se måste få lista över vilka patienter och belopp som krediteras i journalsystemet.


Kundförluster

Vid en konstaterad kundförlust, efter att Prioriet Inkasso meddelat att indrivning misslyckats skall beloppet krediteras i journalsystemet. HK, ekonomi@orasolv.se skall erhålla information om patient och belopp.


Om ni har några frågor eller funderingar kring ovanstående så är ni välkomna att kontakta ekonomiavdelningen.

Med vänlig hälsning,
Mikael Lind, CFO

Ny klinikchef till Dômentandläkarna

Vi har klart med en ny klinikchef till Dômentandläkarna. Vi hade flera externa sökande till tjänsten men det visade sig att den bästa kandidaten fanns internt. Ny klinikchef blir Chanette Sahlstrand som idag jobbar som tandhygienist på kliniken. Vi önskar Chanette lycka till i sin nya roll som hon tillträder den 1 december.

Jag passar på att tacka Veronica Pettersson som varit tillförordnad klinikchef under hösten. Veronica och övriga teamet på kliniken har gjort ett jättebra jobb, Dômentandläkarna går riktigt bra sedan flera veckor tillbaka och presterar bättre än både budget och föregående år.

Med vänlig hälsning,
Michael Lagerbäck